Panduan Surat Sokongan Ketua Jabatan

01 Januari 2014...
Catatan : Mohd Asri Redha

Assalamualaikum WRT... sahabat yang dimuliakan Allah.. SWT.. Moga sentiasa diberi keberkatan dalam hidup seharian. dan Selamat Tahun Baru...  awai tahun ni nak buat pahala sikit kut-kut ada orang nak ambil panduan yang saya berikan ini.. kalau digunakan maka dapatlah sikit pahala tu... ya lah.. kita la ni kena cari pahala sebanyak mungkin , kerana cari dosa pun banyak juga secara kita tidak sedar.. tak gitu...  kalau ada yang anggap yang saya tulis ni merapu .. maka tak dapat apa-apa lah saya...  tak apa lah saya tetap nak menulis juga....

Sejak akhir2 ini saya tengok ramai juga pekerja yg sedang berusaha  utk meningkatkan kerjaya masing2 dengan memohon jawatan yg lbh tinggi atau memohon kerja baru diluar jabatan yg beliau sdg kerja sekarang.

Selalunya utk keperluan permohonan diperlukan surat sokongan dari ketua jabatan sekarang atau bos lama ... Ada yang menganggap surat ini hanya formaliti sahaja.. sebab itu kalau dilihat dan jumpa surat2 yang biasa.. sudah jadi surat standard sahaja.... sama saja isi kandungannya.  Bagi saya surat seperti ni biasa saja dan tidak beri apa2 makna ...

Sebagai ketua saya agak berat utk tandatangan surat2 spt itu.. Saya selalunya akan reka ayat2 yg berlainan dlm menyediakan surat2 sokongan berdasarkan kerja buat sepanjang dibawah pengawasan saya. Sebab tu surat sokongan tu tak perlu pegawai terlalu tinggi utk buat.. kerana dia tak tahu apa yang dibuat oleh pekerja itu.. kalau penyelia nya buat surat sokongan pun tidak ada apa masalah. Kalau diberi pada YB atau ketua yang tinggi dan dia tidak tahu apa-apa yang pekerja itu sedang buat sekarang, tentunya tak betul lah penilaian tersebut. Penilaian hanya berasaskan biasa sahaja dan ayatpun standard sahaja..

Walau bagaimanapun untuk seorang penyelia atau bos nak buat surat seperti dibawah.. tak semudah itu ... pekerja tersebut kenalah tunjukkan dulu kebolehannya, kerajinannya, tidak berkira masa dan tenaga, pandai memberi idea dan boleh laksanakannya, berdisiplin, patuh arahan ketua dan pegawai atasan, sentiasa bekerja sama dengan rakan setugas, ringan tulang dan segala macam perkara-perkara baik yang positif .. Maka kalau ada ciri-ciri tersebut barulah bos atau penyelia boleh rekomen betul-betul.. Ini kalau kerja penyegan, tuang kerja selalu, hilang sentiasa kat pejabat, buat kerja pun berkira, nak bagi bantuan pun kedekut, dan segala macam perkara negatif yang ada .. macam mana la nak tulis surat sokongan yang baik-baik.... jadi sementara masih ada sekarang ini, buatlah kerja elok2  sepertimana sepatutnya. Insya Allah pegawai atasan kita akan tengok perkara-perkara kebaikan yang kita buat.... kalau tak tengokpun kita buat kerja untuk mendapat keberkatan Allah SWT.. Allah tengok apa yang kita buat..  ada ganjaran yang lebih besar yang Allah akan berikan kepada kita... so jangan jadi gundah gulana tentang penghormatan oleh manusia ini.. ianya bersifat sementara sahaja...

Di bawah ini contoh-contohsahaja .. tak ada kena mengena dengan sapa-sapa.... Nak ambil buat panduanpun.. ok juga... tapi yang penting kita tunjukkan kita dulu sebagai pekerja yang cemerlang dalam dalam gred dan kerja sekarang ini... ok........
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


Ruj.Tuan: Ruj.kami: Bil (27)dlm PTKT(Per)1 J.
Takwim: 18 Rejab 1432 Tarikh : 20 Jun 2011.

Yang Berbahagia Dato' Pengerusi
Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Langkasuka
Aras 1, Blok E, Wisma Makmur
05503 Alor Bulan
Langkasuka

Dato',

SOKONGAN PERMOHONAN JAWATAN PEMBANTU TADBIR (PERKERANIAN /OPERASI) GRED N17 KEPADA PUTRI BALQIS B. ABU HURAIRAH.

Adalah saya merujuk kepada perkara diatas sukacita dimaklumkan saya difahamkan Puan Putri Balqis telah memohon jawatan tersebut.

2. Untuk makluman Dato', beliau telah berkhidmat sebagai Pembantu Tadbir Rendah Gred N11 (Sementara) pada tahun 2005 dan ditempatkan sebagai Pembantu Peribadi Pentadbir Tanah selama setahun 7 bulan. Pada 01.08.2006 pula, beliau Berjaya mendapat jawatan Pembantu Tadbir N17 (Sementara) dan bertugas di Unit Kewangan sebagai Pembantu Unit Kewangan mulai tahun 2007 sehinggalah sekarang.

3. Saya telah berkesempatan bersama pemohon ini selama 5 bulan di bawah pengawasan saya secara langsung. Semasa berkhidmat di Jabatan ini beliau telah menghadiri pelbagai bengkel dan kursus yang di anjurkan oleh Kerajaan Negeri Langjasuka dan lain-lain agensi. Antara kursus/bengkel yang dihadiri oleh beliau adalah :- Dipilih sebagai petugas /sukarelawan SUKMA IX- Langkasuka tahun 2006; Bengkel kecemerlangan organisasi Pejabat Tanah Tua tahun 2006; . Bengkel pengurusan perpustakaan jabatan anjuran PSUK dan perpustakaan awam Negeri Langkasuka, Kursus pengurusan kewangan perolehan dan aset anjuran Kementerian Kewangan Malaysia dan PSUK. . Taklimat perlaksanaan sistem bayaran pukal Petronas Dagangan; . Taklimat Pengurusan Akaun Deposit kerajaan Negeri Kedah; . Taklimat zakat pendapatan berkaitan potongan cukai berjadual (PCB).

4. Disamping menjalankan tugas-tugas hakiki di Unit Kewangan beliau juga dilantik sebagai urusetia jawatankuasa kecil Taks Force Hasil baru bagi kes Langgar Syarat keatas Tanah Pertanian Daerah Kuala Muda.

5. Beliau juga diarahkan untuk mengurus perjalanan mesyuarat kes Langgar Syarat ini dari masa kesemasa, menyelaras dan merekod laporan tanah oleh Penolong-Penolong Pegawai Tanah, membuka resit untuk pelanggan yang datang berurusan tentang kes tersebut serta mengeluarkan Fi Permit sementara.

6. Selain itu, beliau juga telah dilantik menjadi ahli dan pencatit minit untuk Mesyuarat Jawatankuasa Kecil Perlaksanaan ‘Star Rating' Pejabat Tanah Kuala Tua

7. Apa yang saya hendak maklumkan disini ialah pegawai ini telah menunjukkan mutu kerja yang tinggi semasa melaksanakan tugas-tugas yang diarahkan. Beliau boleh menerima dengan senang hati akan tugas yang diarahkan walupun kadang-kadang kerja tersebut akan menambahkan lagi beban tugasnya. Dari pemerhatian saya secara langsung beliau juga adalah seorang yang berdisiplin, mempunyai hubungan yang baik dengan pegawai atasan dan rakan sekerja serta tidak berkira dalam urusan-urusan kerja di pejabat tanah. Orang seperti ini saya rasa amat diperlukan dalam sesebuah organisasi seperti pejabat tanah ini. Beliau juga seorang yang berilmu tinggi dan berpengetahuan luas.

8. Adalah merupakan satu kerugian kepada jabatan jika pegawai seperti ini tidak dipilih ke jawatan yang dipohon tersebut memandangkan beliau telah terbukti didepan mata boleh bekerja dengan baik dan memuaskan ketua jabatan. Disamping itu kerajaan telah berbelanja besar untuk melatih dan menghantar mengikuti pelbagai kursus bagi memantapkan lagi pengetahuan dan kemahirannya dalam tugas seharian.

9. Oleh itu saya amat-amat mengharapkan pihak Dato' dan sekalian Ahli Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Negeri Langkasuka  dapat memberikan pertimbangan yang utama untuk memilih beliau ke jawatan yang dipohon tersebut. Sekian,terima kasih.

‘'BERKHIDMAT UNTUK NEGARA''

Saya Yang Menjalankan Tugas,


(MOHD. ASRI REDHA BIN ABDUL RAHMAN, AMK., BCK.)
Pentadbir Tanah Kuala Tua,
Negeri Langkasuka

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Ruj. Tuan      : SPA(K)S/001Bhg.9 (32)

Ruj. Kami       : Bil. (90) dlm.PTKT (Per) 1900 J

Tarikh             : 20hb Jun 2010 bersamaan

                          18 Rejab 1432H

Yang berbahagia

Dato’ Pengerusi

Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Negeri Kedah,

Yg. Bhg. Dato’,

Sokongan Permohonan Untuk Mengisi Jawatan Pembantu Tadbir (Perkeranian / Operasi) Gred N1000 Oleh Kakitangan Jabatan ini

Nama             :

No. K/P          :

Dengan hormatnya merujuk kepada perkara tersebut diatas serta surat panggilan temuduga yang dimaklumkan kepada saya melalui Pn. Salamiah Hasan adalah berkaitan.

2.         Beliau merupakan anak buah (pegawai) saya yang telah berkhidmat di Pejabat Tanah Kuala Muda hampir selama 5 tahun iaitu bermula ketika melapor diri pada 19/09/2007 sehingga kini sebagai Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi)..

3.         Saya mengenali beliau selama lebih kurang 7 bulan di Jabatan ini. Walaubagaimanapun, beliau telah melalui ramai Ketua Jabatan sebelum saya dan sentiasa menunjukkan reputasi yang konsistan berdasarkan laporan prestasi atau sasaran sukatan kerja tahunan yang dimaklumkan kepada saya.

4.         Secara peribadi saya amat berpuashati dengan tugas dan kerja-kerja yang dilaksanakan dijabatan. Beliau mempunyai pengetahuan dan pengalaman yang luas dalam pentadbiran tanah disamping mempunyai kelayakan akademik yang tinggi. Beliau juga seorang amat berdisiplin dan sentiasa mematuhi arahan-arahan pegawai atasannya. Disamping itu mempunyai hubungan yang baik dengan semua kakitangan jabatan serta ringan tulang.

4.         Oleh yang demikian, saya amat menyokong supaya beliau diberi peluang untuk berkhidmat secara tetap di dalam Pentadbiran Kerajaan Negeri ini berdasarkan senarai tugas yang telah ditetapkan dan dilaksanakan sepanjang beliau berkhidmat di bawah jagaan saya dan Ketua-ketua Jabatan sebelum ini. Antara tugasan yang diamanahkan kepada beliau adalah Unit Kewangan, Unit Pentadbiran yang ditugaskan sebagai Pembantu Khas Pentadbir Tanah Kola Tua selama 3 tahun, Unit Geran dan Unit Pendaftaran.  

5.         Semasa di Unit Pendaftaran beliau merupakan salah seorang yang memainkan peranan utama dalam memastikan pelaksanaan Urusniaga dan Bukan Urusniaga Tanah disiapkan dan disempurnakan dalam tempoh satu hari sahaja. Ini merupakan pencapaian yang hebat pada jabatan ini kerana sebelum ini.. aktiviti seperti ini mengambil masa sehingga 14 hari dan adakalanya lebih lama. Selain itu, beliau juga telah menimba pengalaman sebagai pemudah cara di dalam mengurus dan menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh pelanggan (Orang Awam) di kaunter serta tindakan beliau telah memudahkan pelanggan sewaktu berurusan di Jabatan ini.

5.         Sehubungan itu, sebagai Ketua Jabatan di Pejabat Tanah Kola Tua, saya tanpa ragu-ragu  menyokong permohonan ini berdasarkan kriteria dan pengalaman serta kelayakan akademik yang dimiliki oleh beliau dan seharusnya diberi pertimbangan sewajarnya oleh pihak SPA Kedah. Lantaran itu, adalah menjadi satu kerugian kepada kerajaan jika sekiranya beliau tidak diambil bekerja kerana tugas sebagai penjawat awam memerlukan calon-calon yang berpengetahuan, bertanggungjawab, berdisiplin dan sebagainya sepertimana yang dimiliki oleh beliau.

6.         Calun itu sudah ada didepan mata maka adalah tidak wajar permohonan beliau ini tidak beri pertimbangan yang serius oleh pihak Dato’ dan para Ahli Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Negeri Kedah..

7.         Justeru, diharapkan agar permohonan beliau, mendapat pertimbangan sewajarnya terhadap beliau di dalam melaksanakan tanggungjawab kepada agama, bangsa dan negara berdasarkan kebolehan dan kemampuan yang ada pada beliau.

Sekian, Terima Kasih.

Saya Yang Menjalankan Tugas,

............................................................................................

(HJ. MOHD ASRI REDHA BIN ABDUL RAHMAN, AMK., BCK.)

Pentadbir Tanah,

Pejabat Tanah Kola Tua

Kedah Darul Aman.

...............................................................................

Sebenarnya ada banyak lagi cara dan teknik nak buat surat yang ayatnya lebih sesuai dengan kerja yang dipohon dan kerja sekarang ini... baru kita boleh buat satu surat sokongan yang sesuai.. pokoknya kena kreatiflah sikit dan rajin sikit.. jangan salin dan palam sahaja... dari situ saja dah nampak ciri kepenyeganannya..

Ok .. jumpa lagi......